Переход на удаленку не так прост. Мы сделали подробную инструкцию для руководителей: создавайте прочную команду, берегите свое время и нервы и не совершайте ошибок. Быть главой удаленной команды трудно, но мы постарались облегчить вам задачу, собрав все полезности в этом гайде.
На создание этого материала нас вдохновил опыт построения удалённой команды от Марго Кашубы, маркетинг-директора OWOX BI и экс-маркетинг-директора EnglishDom. Также мы поговорили с другими опытными руководителями удалённых команд.
Рассказываем, какие нюансы учесть при построении удалённой команды, зачем упрощать рабочие процессы с помощью CRM и различных приложений для учёта, для чего нужны общие документы и рабочие чаты.
Итак, прежде всего, решите, а нужна ли вам удалённая команда. Определить готовность к работе в удалённом формате помогут следующие критерии:
Но самое главное — вам необходимо наличие грандиозной идеи и чёткой миссии. Ничто так не сплотит команду, как стремление добиться крутого результата.
Если всем перечисленным критериям вы соответствуете, но пока сомневаетесь — возможно, что в принятии решения вам поможет оценка всех плюсов удалённой команды.
В нашей статье речь пойдёт именно о полноценной команде на удалёнке. Мы не будем говорить про особенности работы с фрилансерами и аутсорсерами.
Традиционно, когда речь заходит о достоинствах удалёнки, упоминают экономию — работодатель экономит средства на содержание офиса, а работник экономит своё время. Но это далеко не все плюсы.
Основные преимущества удалённого формата работы:
Ну и ещё один аргумент «за» — популярность удалёнки со временем будет только увеличиваться. Подрастает поколение, которое привыкло «жить в онлайне» и удалёнка для них всегда будет предпочтительнее офиса.
Стоит понимать, что удалёнка подходит не всем. Иногда компаниям, в силу особенностей деятельности или иных причин, важно непосредственное присутствие сотрудника на рабочем месте. Бывает, что человек привык ежедневно ходить на работу, соблюдать установленный распорядок, и он просто не умеет самостоятельно управлять своим рабочим временем.
Если прежде вы не работали с удалёнными сотрудниками, важно понимать, чем они отличаются от офисных работников. Прежде всего, удалёнщики более позитивны и управляемы, поскольку они ориентированы на результат и собственное развитие. Вместе с тем удалёнными работниками управлять сложнее, поскольку они не находятся рядом и нельзя проконтролировать каждый их шаг.
Удалённый работник может легко найти другой, более привлекательный для него проект. В отличие от офисных сотрудников удалёнщики не готовы терпеть некомфортные условия даже временно. Но также они понимают, что из-за высокой конкуренции нужно показывать лучший результат. Если удалёнщика всё устраивает, он будет стараться выполнять свои обязанности максимально хорошо.
Весомый плюс в том, что удалённый работник не тратит время на дорогу в офис. Его не беспокоит погода за окном, и он в принципе может работать из любого места, где есть доступ к нужным инструментам. Удалёнщик не уйдёт на больничный из-за банальной простуды и при стабильном самочувствии может работать.
На продуктивность офисных работников может влиять присутствие коллег и посторонние разговоры. Удалённый работник может сосредоточиться над задачей, отключив все каналы связи.
Понятия «фриланс» и «удалённая работа» часто синонимизируют. Это неправильно. Удалённая команда заинтересована в успехе и развитии бизнеса, сотрудники вместе работают на улучшение общих результатов. Фрилансер — это человек, который привык работать над отдельными проектами. После завершения работы он получает оплату и начинает работать над другими проектами, его не интересует дальнейшая судьба компании.
Определить фрилансера можно ещё на собеседовании. Например, спросите у него, что он ждёт для себя от работы в компании, какие цели ставит в работе, что его интересует именно на этой должности. В процессе работы фрилансера можно отличить по таким косвенным признакам, как невыполнение поставленного объёма задач. Возможно, сотрудник подрабатывает на стороне и потому не успевает делать свою работу.
Важно понимать. что если сотрудник хочет фрилансить, он не сможет стать полноценным членом команды. Тут только два варианта — либо он оставляет фриланс, либо вы с ним прощаетесь.
Кстати, удалённый работник и удалённая команда — это тоже разные вещи. Первый работает обособлено над ограниченным кругом задач, а команда совместно трудится над общими проектами.
Основные характеристики идеального удалённого сотрудника:
Собрать команду из лучших специалистов — это половина дела. Чтобы совместная работа была продуктивной, необходимо грамотно организовать рабочие процессы и взаимодействие команды. Поговорим о нескольких важных моментах.
От правильной организации рабочего места удалённого сотрудника зависит и его продуктивность. В большинстве случаев опытные удалёнщики умеют самостоятельно обеспечить себе комфортные условия работы. Но так бывает не всегда. Иногда спокойной работе мешают неприспособленные бытовые условия: шум от домочадцев, беспокойные соседи, уличный гул и прочее. А порой сотрудник просто не умеет правильно организовать работу.
Очень желательно установить перечень требований к рабочему месту. Старайтесь убедиться в самом начале, что сотрудник может обеспечить себе необходимые условия. К примеру:
Инструментов для удалённой работы очень много. Но мы рекомендуем для начала выбрать самый необходимый минимум, чтобы не запутать команду и не запутаться самому. Дальше по мере надобности внедряйте новые решения.
Перечислим некоторые основные инструменты и то, для чего их использовать:
При выборе корпоративного мессенджера позаботьтесь о сохранении истории общения. Например, на бесплатном аккаунте Slack переписка не сохраняется. Это может привести к утрате важных сообщений.
И ещё один важный момент — приучите всю команду фиксировать каждое действие в выбранной системе: в таск-менеджере, CRM и т.п. В противном случае можно «забыть» отдельные задачи. Или может случиться так, что работник трудился неделю-месяц, но его деятельность нигде не зафиксирована.
Когда KPI поставлен правильно, у вас нет необходимости в постоянном контроле сотрудника. Если все члены команды выполняют KPI, всё в порядке и это приведёт к росту компании. Однако показатели могут быть определены неверно, и тогда даже их достижение не принесёт пользы бизнесу. Поэтому очень тщательно подходите к определению KPI: просчитайте, насколько достижимы показатели, как они повлияют на развитие компании.
Хорошо, когда KPI рассчитывают под планирование компании. К примеру, вы готовите план на год или несколько лет, а KPI прописываете под конкретную должность. Потом под эту должность подбираете человека. В итоге специалист знает свои цели на ближайший период.
При удалённом формате работы всегда существует риск, что сотрудник уйдёт и заберёт с собой ценную информацию или попросту украдёт важные данные. В первом случае спасает сохранение информации на общекомандных ресурсах, во втором — частично вас оберегают NDA и договоры. Кроме того, целесообразно разграничить доступ к данным в зависимости от уровня сотрудника.
Например, документы на Google-диске можно распределить по разным папкам с различным уровнем секретности:
Также можно разграничить доступ по компетенциям. Например, каждый отдел имеет доступ только к тем данным, которые необходимы для работы.
У каждой компании, внедрившей удалённый формат работы, были свои факапы. Мы перечислим наиболее частые ошибки:
Основная мотивация для удалённой команды не должна ограничиваться заработной платой. Необходимо донести до сотрудников, что их совместная деятельность — это шанс создать крутой продукт, реализовать грандиозные идеи, воплотить какую-то миссию, изменить мир. Важно, чтобы члены команды понимали, что это далеко не всем «по плечу» и что они могут достичь успеха только вместе.
Каждого отдельного сотрудника может мотивировать что-то своё. Например, некоторым сотрудникам важно постоянно самоутверждаться за счёт решения сложных задач, освоения новых инструментов, профессионального роста. Другим — важно транслировать свой опыт и они отлично справляются с ролью наставников или представителей компании на всевозможных конференциях и мероприятиях.
При поиске вариантов мотивации важно учитывать, чего именно не хватает именно вашей удалённой команде. Например, опрос удалёнщиков, проведённый AIN.UA, показал, что основными причинами недовольства удалённым форматом работы становятся:
Чтобы выявить факторы демотивации, вы можете провести анонимный опрос среди сотрудников. Создайте опрос в Google Формах и опубликуйте ссылку в общем чате команды или на общей доске в таск-менеджере. Определив основную проблему, подумайте, как вы можете её устранить или минимизировать.
Общей для всех мотивацией становится ощущение единства, командный дух. Фактически, хорошая удалённая команда — почти семья. Сотрудники могут никогда не встречаться вживую, но знают друг друга не хуже, чем при работе в офисе. Чтобы создать такую атмосферу важно обеспечить общение — не только рабочее, но и неформальное.
Руководителю команды необходимо принимать активное участие в общении, совместных обсуждениях и оффтопных беседах. Он должен быть в курсе всего, что происходит с командой. Это поможет преодолеть классическую бюрократию, столь частую для офлайновых команд.
Слабый руководитель при сильной команде — это почти стопроцентный провал. Но в данном случае слабость это не про недостаток знаний или недостаток компетенций. И то, и другое можно восполнить хорошими сотрудниками.
Сильный руководитель — это, прежде всего, отличный организатор, идейный вдохновитель, командный лидер. Если вы с неохотой делаете свою работу, постоянно пребываете в плохом настроении, стабильно демотивированы — вам будет сложно вдохновить команду на хорошую работу.
Чек-лист руководителя удалённой команды:
Подпишитесь на рассылку — раз в неделю присылаем анонсы новых статей, полезные материалы
Теперь, когда мы выяснили основные нюансы создания сильной удалённой команды, самое время понять, где искать хороших специалистов.
Ошибка успешного найма — опубликовать вакансию на порталах по поиску работы и ждать, что специалисты придут сами. Может быть так и произойдёт, но необязательно. Ищите профессионалов там, где они чаще всего проводят время. Например:
Стоит учитывать, что в большинстве своём удалённые сотрудники — это представители поколения, которое ориентировано на бренды. Они любят бренды, но их мнение формируется из того, что именно транслирует конкретный бренд. Они оценивают публичный образ, миссию, глобальную цель, основной месседж. Если их видение мира не совпадёт с ценностями вашей компании — они не будут работать у вас. Поэтому при поиске специалистов не ограничивайтесь только рассказом об уровне зарплаты и списке обязанностей. Расскажите, что принесёт человеку работа помимо материальных благ.
И самое главное — прежде чем искать сотрудников, создайте портрет своего «супергероя». Для этого ответьте на такие вопросы:
Надеемся, что статья помогла вам понять, как создают эффективные удалённые команды. Однако помните, что не существует каких-то единых стандартов для достижения успеха. Не бойтесь экспериментировать, внедрять что-то новое, искать необычные решения.