Гайд для рулевого: как создать эффективную удалённую команду
Переход на удаленку не так прост. Мы сделали подробную инструкцию для руководителей: создавайте прочную команду, берегите свое время и нервы и не совершайте ошибок. Быть главой удаленной команды трудно, но мы постарались облегчить вам задачу, собрав все полезности в этом гайде.
На создание этого материала нас вдохновил опыт построения удалённой команды от Марго Кашубы, маркетинг-директора OWOX BI и экс-маркетинг-директора EnglishDom. Также мы поговорили с другими опытными руководителями удалённых команд.
Рассказываем, какие нюансы учесть при построении удалённой команды, зачем упрощать рабочие процессы с помощью CRM и различных приложений для учёта, для чего нужны общие документы и рабочие чаты.
Нужна ли вам удалённая команда
Итак, прежде всего, решите, а нужна ли вам удалённая команда. Определить готовность к работе в удалённом формате помогут следующие критерии:
- Вы ставите на первое место результат, а не контроль процессов. Если вы привыкли тщательно отслеживать, чем заняты сотрудники в рабочее время, то для вас оптимальнее офисный формат. При работе с удалённой командой главное — правильно определить цели, поставить задачи, обозначить KPI и фиксировать их своевременное достижение. Если все задачи выполнены в срок, не важно, как и когда сотрудник задачей занимался.
- Вы готовы работать над объединением команды. Нужно понимать, что на удалёнке не получится взаимодействовать также просто как в офисе. Но чтобы команда стала единым целым, нужно мотивировать людей к общению, объединять их общей идеей, вдохновлять их к достижению лучших результатов. Поэтому, помимо рабочих совещаний попробуйте общаться лично, узнайте чем живёт ваш коллектив помимо рабочих задач.
- Вы умеете выбрать правильный способ управления. Нужно учесть, что все сотрудники разные и к каждому нужен персональный подход. Кому-то достаточно обозначить задачу и цель, а для кого-то важно регулярное сопровождение в течение всего рабочего процесса.
- Вы согласны менять и автоматизировать бизнес-процессы. На удалёнке вам придётся изменить большинство обычных процессов. Онлайн-встречи вместо планёрок, таск-менеджеры для управления задачами, чаты взамен живого общения и т. д. При этом все рабочие моменты должны быть зафиксированы и понятны всей команде.
- Вы намерены помогать росту сотрудников. Если вы стремитесь к стабильному росту, вы должны помогать развитию своей команды. При отсутствии каких-либо перспектив для себя хорошие специалисты быстро найдут себе другую работу.
- Вы можете поставить себя на место удалёнщика. Ещё лучше, если вы сами успели поработать удалённо и знаете, с какими проблемами такие сотрудники сталкиваются чаще всего.
- Вы открыты к общению с командой. Постоянная связь с сотрудниками нужна даже на расстоянии. Необходимо чаще общаться онлайн, делиться информацией, хвалить за достижения.
Но самое главное — вам необходимо наличие грандиозной идеи и чёткой миссии. Ничто так не сплотит команду, как стремление добиться крутого результата.
Если всем перечисленным критериям вы соответствуете, но пока сомневаетесь — возможно, что в принятии решения вам поможет оценка всех плюсов удалённой команды.
В нашей статье речь пойдёт именно о полноценной команде на удалёнке. Мы не будем говорить про особенности работы с фрилансерами и аутсорсерами.
Преимущества команды на удалёнке
Традиционно, когда речь заходит о достоинствах удалёнки, упоминают экономию — работодатель экономит средства на содержание офиса, а работник экономит своё время. Но это далеко не все плюсы.
Основные преимущества удалённого формата работы:
- Оперативное закрытие вакансий. Размещая вакансию онлайн, вы получаете сотни откликов и можете быстрее найти нужного сотрудника.
- Возможность выбора лучших специалистов. При офлайн-наборе вы можете нанять кого-то, кто проживает в регионе вашей деятельности. Онлайн-найм открывает вам весь мир, и вы можете нанять сотрудника из любой точки земного шара.
- Доступность международного опыта. Участие в команде людей из разных стран помогает масштабировать бизнес на глобальном уровне. Специалисты с навыками работы на иностранных рынках помогут адаптировать ваши идеи под конкретные регионы.
- Отсутствие границ масштабирования. При необходимости расширения команды вы можете быстро найти любое количество специалистов из любой страны.
- Высокая лояльность сотрудников. Поскольку специалисты могут сами управлять своим рабочим временем и избавлены от офисных условностей, они более лояльны к работодателю.
- Работа с довольными людьми. При выборе удалёнки человек может выбирать работу с условиями, которые его устраивают. И он понимает, чтобы оставаться в команде, нужно выполнять работу лучше иных претендентов. В итоге вы получаете довольного работника, ориентированного на качественный результат.
- Усовершенствование бизнес-процессов. Настройка рабочих процессов потребует внедрения новых инструментов и методов. Любые организационные недостатки моментально проявят себя и повлияют на результат. Стремление к совершенству в работе станет насущной потребностью.
Ну и ещё один аргумент «за» — популярность удалёнки со временем будет только увеличиваться. Подрастает поколение, которое привыкло «жить в онлайне» и удалёнка для них всегда будет предпочтительнее офиса.
Что нужно знать о подборе сотрудников
Стоит понимать, что удалёнка подходит не всем. Иногда компаниям, в силу особенностей деятельности или иных причин, важно непосредственное присутствие сотрудника на рабочем месте. Бывает, что человек привык ежедневно ходить на работу, соблюдать установленный распорядок, и он просто не умеет самостоятельно управлять своим рабочим временем.
Чем удалёнщики отличаются от офисных работников
Если прежде вы не работали с удалёнными сотрудниками, важно понимать, чем они отличаются от офисных работников. Прежде всего, удалёнщики более позитивны и управляемы, поскольку они ориентированы на результат и собственное развитие. Вместе с тем удалёнными работниками управлять сложнее, поскольку они не находятся рядом и нельзя проконтролировать каждый их шаг.
Удалённый работник может легко найти другой, более привлекательный для него проект. В отличие от офисных сотрудников удалёнщики не готовы терпеть некомфортные условия даже временно. Но также они понимают, что из-за высокой конкуренции нужно показывать лучший результат. Если удалёнщика всё устраивает, он будет стараться выполнять свои обязанности максимально хорошо.
Весомый плюс в том, что удалённый работник не тратит время на дорогу в офис. Его не беспокоит погода за окном, и он в принципе может работать из любого места, где есть доступ к нужным инструментам. Удалёнщик не уйдёт на больничный из-за банальной простуды и при стабильном самочувствии может работать.
На продуктивность офисных работников может влиять присутствие коллег и посторонние разговоры. Удалённый работник может сосредоточиться над задачей, отключив все каналы связи.
Почему не стоит нанимать фрилансеров
Понятия «фриланс» и «удалённая работа» часто синонимизируют. Это неправильно. Удалённая команда заинтересована в успехе и развитии бизнеса, сотрудники вместе работают на улучшение общих результатов. Фрилансер — это человек, который привык работать над отдельными проектами. После завершения работы он получает оплату и начинает работать над другими проектами, его не интересует дальнейшая судьба компании.
Определить фрилансера можно ещё на собеседовании. Например, спросите у него, что он ждёт для себя от работы в компании, какие цели ставит в работе, что его интересует именно на этой должности. В процессе работы фрилансера можно отличить по таким косвенным признакам, как невыполнение поставленного объёма задач. Возможно, сотрудник подрабатывает на стороне и потому не успевает делать свою работу.
Важно понимать. что если сотрудник хочет фрилансить, он не сможет стать полноценным членом команды. Тут только два варианта — либо он оставляет фриланс, либо вы с ним прощаетесь.
Кстати, удалённый работник и удалённая команда — это тоже разные вещи. Первый работает обособлено над ограниченным кругом задач, а команда совместно трудится над общими проектами.
Каким должен быть идеальный сотрудник
Основные характеристики идеального удалённого сотрудника:
- Амбициозен и дисциплинирован. Человек должен понимать, ради чего он работает и каких целей хочет достичь с помощью компании. Хорошая дисциплина нужна, чтобы выполнять поставленные задачи своевременно.
- Ориентирован на результат и предлагает решения. Он будет задавать вопросы, пока не поймёт задачу. Ищет решения, а не ждёт, когда кто-то всё сделает за него.
- Уверенно использует ПК и неразлучен со смартфоном. Ему нужно пользовать различные инструменты и быть постоянно на связи.
- Коммуникабельный интроверт либо экстраверт с активными коммуникациями вне работы. Сотрудник не должен страдать от отсутствия живого общения либо он должен вести активный образ жизни в свободное время.
- Обладает мотивацией к работе именно на этом месте. У сотрудника должно быть понимание, что он получит от компании и что сможет ей дать.
- Самостоятелен в работе и способен принимать решения. Важно, чтобы при отсутствии связи человек мог принять решение сам и оперативно решить возникшие вопросы.
- По уровню выше Junior. Поскольку рядом с удалёнщиком нет наставника или куратора, никто не будет его контролировать. Он должен уметь сам себя мотивировать и дисциплинировать.
- Разбирается в рабочих digital-инструментах и активно осваивает новые. Если сотрудник не готов к работе с разными онлайн-инструментами, удалёнщик из него получится не особо хороший.
Как организовать рабочие процессы
Собрать команду из лучших специалистов — это половина дела. Чтобы совместная работа была продуктивной, необходимо грамотно организовать рабочие процессы и взаимодействие команды. Поговорим о нескольких важных моментах.
Почему вы должны проверять рабочее место сотрудника
От правильной организации рабочего места удалённого сотрудника зависит и его продуктивность. В большинстве случаев опытные удалёнщики умеют самостоятельно обеспечить себе комфортные условия работы. Но так бывает не всегда. Иногда спокойной работе мешают неприспособленные бытовые условия: шум от домочадцев, беспокойные соседи, уличный гул и прочее. А порой сотрудник просто не умеет правильно организовать работу.
Очень желательно установить перечень требований к рабочему месту. Старайтесь убедиться в самом начале, что сотрудник может обеспечить себе необходимые условия. К примеру:
- выполнение работы в помещении с нормальным освещением и без постороннего шума;
- наличие современного компьютера или ноутбука с веб-камерой и качественной гарнитурой;
- доступность высокоскоростного интернета и запасного канала (мобильный интернет, модем, общедоступный WI-FI);
- постоянно включенный телефон с установленными мессенджерами, выбранными для связи.
Какие инструменты использовать для удалённой работы
Инструментов для удалённой работы очень много. Но мы рекомендуем для начала выбрать самый необходимый минимум, чтобы не запутать команду и не запутаться самому. Дальше по мере надобности внедряйте новые решения.
Перечислим некоторые основные инструменты и то, для чего их использовать:
- Договор. Часто договор позиционируют как инструмент защиты удалённых работников. Но вам он нужен не меньше. Пропишите в нём все обязанности работника, условия сотрудничества, ответственность сторон и прочие важные нюансы. Чем подробнее зафиксированы все значимые детали, тем меньше риск возникновения конфликтов.
- NDA. Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации вам необходимо, если вы хотите сохранить коммерческую тайну.
- KPI. Точно определённые числовые показатели деятельности помогут вам оценивать эффективность сотрудника. А специалист в свою очередь понимает, к чему он должен стремиться.
- Roadmap. Дорожная карта или графическое представление целей и задач проекта, привязанное к временной шкале. Проще говоря, это простой и понятный план основных этапов. Общедоступный Roadmap помогает держать команду в курсе о текущих этапах и своевременно информировать об изменении планов.
- Таск-менеджер. Например, Trello, Asana или JIRA. Эти инструменты помогают ставить и отслеживать задачи. С помощью таск-менеджера можно упростить управление проектом. В любое время можно открыть программу и посмотреть, на каком этапе находится определённая задача, и кто ею занимается.
- Корпоративный мессенджер. К примеру, Slack, Discord, Skype. Нужно выбрать один коммуникационный рабочий канал, который будет удобен для всей команды. Желательно, чтобы выбранный вариант поддерживал создание нескольких чатов, персональные сообщения. Так можно создавать групповые обсуждения внутри отделов, общекомандные чаты, персональные беседы, чаты для внерабочих разговоров. С помощью мессенджера можно контролировать «приход на работу» — как только сотрудник приступает к работе, он включает корпоративный мессенджер.
- Облачное хранилище. Это может быть то, что удобно вам — Google Drive, Яндекс.Диск или Dropbox. В облаках можно хранить всю документацию, чтобы обеспечить общекомандный доступ с любого места и на любом устройстве.
- Дополнительные каналы связи. Telegram, Viber, email и прочие варианты связи пригодятся, если нужно срочно связаться с сотрудником, отсутствующим в рабочем мессенджере. Рекомендуем, чтобы список контактных данных членов команды был общедоступным — разместите его на облачном диске или в таск-менеджере.
- CRM-системы. Программное обеспечение для управления отношениями с клиентами вам потребуется, если работа связана с продажами, сбором заявок и заключением сделок. С помощью CRM удобно контролировать, учитывать и автоматизировать рабочие процессы.
При выборе корпоративного мессенджера позаботьтесь о сохранении истории общения. Например, на бесплатном аккаунте Slack переписка не сохраняется. Это может привести к утрате важных сообщений.
И ещё один важный момент — приучите всю команду фиксировать каждое действие в выбранной системе: в таск-менеджере, CRM и т.п. В противном случае можно «забыть» отдельные задачи. Или может случиться так, что работник трудился неделю-месяц, но его деятельность нигде не зафиксирована.
Что учитывать при постановке KPI
Когда KPI поставлен правильно, у вас нет необходимости в постоянном контроле сотрудника. Если все члены команды выполняют KPI, всё в порядке и это приведёт к росту компании. Однако показатели могут быть определены неверно, и тогда даже их достижение не принесёт пользы бизнесу. Поэтому очень тщательно подходите к определению KPI: просчитайте, насколько достижимы показатели, как они повлияют на развитие компании.
Хорошо, когда KPI рассчитывают под планирование компании. К примеру, вы готовите план на год или несколько лет, а KPI прописываете под конкретную должность. Потом под эту должность подбираете человека. В итоге специалист знает свои цели на ближайший период.
Как обеспечить безопасность компании
При удалённом формате работы всегда существует риск, что сотрудник уйдёт и заберёт с собой ценную информацию или попросту украдёт важные данные. В первом случае спасает сохранение информации на общекомандных ресурсах, во втором — частично вас оберегают NDA и договоры. Кроме того, целесообразно разграничить доступ к данным в зависимости от уровня сотрудника.
Например, документы на Google-диске можно распределить по разным папкам с различным уровнем секретности:
- К первому уровню получают доступ новички — это рабочие документы, не представляющие особой ценности для конкурентов.
- Второй уровень секретности становится доступен для проверенных сотрудников, работающих уже несколько месяцев. Здесь могут храниться важные данные, которые нежелательно разглашать.
- Третий уровень предусмотрен для руководителей. В этом случае речь идёт о данных, являющихся коммерческой тайной.
Также можно разграничить доступ по компетенциям. Например, каждый отдел имеет доступ только к тем данным, которые необходимы для работы.
Возможные ошибки при формировании удалённой команды
У каждой компании, внедрившей удалённый формат работы, были свои факапы. Мы перечислим наиболее частые ошибки:
- Найм одного сотрудника и одновременное закрытие вакансии. Вы тратите время на обучение, а человек не подходит. Лучше нанимать несколько специалистов на испытательный срок, а по итогам выбирать лучшего.
- Отсутствие регулярного контроля стажёров. Допустим, вы наняли человека и решили проверить результат его работы по истечении недели. Не надо так. Чтобы понимать, что человек работает хорошо и движется в верном направлении, проверяйте его почаще. Так вы сможете вовремя помочь разобраться в процессах либо поймёте, что не стоит тратить время на кандидата.
- Введение стажёра в курс дел компании с первых дней. Вы ещё не уверены в соответствии претендента, но тратите своё время на его обучение. К тому, же так вы создаете лишнюю угрозу безопасности компании.
- Слишком лёгкие тестовые задачи. При таком подходе сложно проверить, может ли человек справляться со сложными заданиями.
- Вера, что человек быстро освоит нужные навыки. К примеру, соискатель плохо разбирается в онлайн-технологиях и плохо управляется с ПК, но обещает научиться. Не ждите чуда. Если не готовы учить — ищите более подходящего человека.
- Убеждение, что новоиспечённый сотрудник никуда не денется. На самом деле хороший специалист почти всегда имеет несколько вариантов трудоустройства. И если ему у вас не понравится — он просто уйдёт. Вам необходимо в самом начале заинтересовать нового сотрудника, показать ему перспективы в компании. Он должен захотеть стать частью команды.
Как мотивировать удалённую команду
Основная мотивация для удалённой команды не должна ограничиваться заработной платой. Необходимо донести до сотрудников, что их совместная деятельность — это шанс создать крутой продукт, реализовать грандиозные идеи, воплотить какую-то миссию, изменить мир. Важно, чтобы члены команды понимали, что это далеко не всем «по плечу» и что они могут достичь успеха только вместе.
Каждого отдельного сотрудника может мотивировать что-то своё. Например, некоторым сотрудникам важно постоянно самоутверждаться за счёт решения сложных задач, освоения новых инструментов, профессионального роста. Другим — важно транслировать свой опыт и они отлично справляются с ролью наставников или представителей компании на всевозможных конференциях и мероприятиях.
При поиске вариантов мотивации важно учитывать, чего именно не хватает именно вашей удалённой команде. Например, опрос удалёнщиков, проведённый AIN.UA, показал, что основными причинами недовольства удалённым форматом работы становятся:
- отсутствие баланса между работой и личной жизнью;
- выгорание и, как следствие, снижение продуктивности;
- прокрастинация и просрочка дедлайнов;
- переработки;
- отсутствие живого общения;
- недопонимание со стороны руководства;
- большой объём дополнительных задач.
Чтобы выявить факторы демотивации, вы можете провести анонимный опрос среди сотрудников. Создайте опрос в Google Формах и опубликуйте ссылку в общем чате команды или на общей доске в таск-менеджере. Определив основную проблему, подумайте, как вы можете её устранить или минимизировать.
Общей для всех мотивацией становится ощущение единства, командный дух. Фактически, хорошая удалённая команда — почти семья. Сотрудники могут никогда не встречаться вживую, но знают друг друга не хуже, чем при работе в офисе. Чтобы создать такую атмосферу важно обеспечить общение — не только рабочее, но и неформальное.
Руководителю команды необходимо принимать активное участие в общении, совместных обсуждениях и оффтопных беседах. Он должен быть в курсе всего, что происходит с командой. Это поможет преодолеть классическую бюрократию, столь частую для офлайновых команд.
Каким должен быть руководитель
Слабый руководитель при сильной команде — это почти стопроцентный провал. Но в данном случае слабость это не про недостаток знаний или недостаток компетенций. И то, и другое можно восполнить хорошими сотрудниками.
Сильный руководитель — это, прежде всего, отличный организатор, идейный вдохновитель, командный лидер. Если вы с неохотой делаете свою работу, постоянно пребываете в плохом настроении, стабильно демотивированы — вам будет сложно вдохновить команду на хорошую работу.
Чек-лист руководителя удалённой команды:
- Он неизменно крут, старается быть впереди и заряжает всех своим позитивным настроением.
- Обеспечивает единство команды, даёт каждому сотруднику чувствовать себя частью единого целого.
- Ежедневно общается с сотрудниками не только по работе, но и в оффтоп-беседах.
- Стимулирует развитие сотрудников, мотивирует к обучению и повышению профессиональных навыков.
- Еженедельно проводит общие собрания для неформального общения.
- Всегда старается быть в курсе настроения команды, знает все боли и радости.
- Следит за сохранением энтузиазма и пониманием целей.
- Ежемесячно подводит итоги и даёт развёрнутый фидбек.
Больше историй о бизнесе — у вас в почте
Подпишитесь на рассылку — раз в неделю присылаем анонсы новых статей, полезные материалы
Рекомендации по поиску сотрудников
Теперь, когда мы выяснили основные нюансы создания сильной удалённой команды, самое время понять, где искать хороших специалистов.
Ошибка успешного найма — опубликовать вакансию на порталах по поиску работы и ждать, что специалисты придут сами. Может быть так и произойдёт, но необязательно. Ищите профессионалов там, где они чаще всего проводят время. Например:
-
- в социальных сетях;
- на профильных ресурсах;
- в профессиональных мессенджер-чатах;
- на тематических вебинарах и мероприятиях.
Стоит учитывать, что в большинстве своём удалённые сотрудники — это представители поколения, которое ориентировано на бренды. Они любят бренды, но их мнение формируется из того, что именно транслирует конкретный бренд. Они оценивают публичный образ, миссию, глобальную цель, основной месседж. Если их видение мира не совпадёт с ценностями вашей компании — они не будут работать у вас. Поэтому при поиске специалистов не ограничивайтесь только рассказом об уровне зарплаты и списке обязанностей. Расскажите, что принесёт человеку работа помимо материальных благ.
И самое главное — прежде чем искать сотрудников, создайте портрет своего «супергероя». Для этого ответьте на такие вопросы:
- 1. Что вы от него ожидаете
- 2. Какие сильные стороны хотите увидеть
- 3. В каких сферах он может представлять риск
- 4. Чем он интересуется, в чём его смысл жизни
- 5. Что служит ему мотивацией и демотивацией
- 6. Зачем ему нужна именно ваша компания
- 7. Как вы собираетесь им управлять
- 8. Какие суперзадачи он может решить
- 9. Как планируете оценивать эффективность
- 10. Какая часть успеха станет его заслугой
Надеемся, что статья помогла вам понять, как создают эффективные удалённые команды. Однако помните, что не существует каких-то единых стандартов для достижения успеха. Не бойтесь экспериментировать, внедрять что-то новое, искать необычные решения.