Digital-команда на удалёнке. Как организовать работу проекта с удаленными сотрудниками?
Большие онлайн-проекты создают и продвигают большие команды. Для этого нужна организованная и слаженная структура с управлением, коммуникациями, стандартами, регламентами и другими механизмами. Как собрать такую команду в удалённом формате и добиться нужных результатов? Об этом рассказывают наши коллеги из Smart Curators.
Сложности в работе с удалённой командой
- 1 Юридическое оформление команды
До сих пор бытует мнение, что удаленная работа уступает работе оффлайн из-за отсутствия юридического оформления сотрудника. Однако спешим обрадовать вас тем, что даже удаленно организованную команду можно юридически оформить. Для этого руководителю необходимо изучить законодательство, а лучше проконсультироваться с юристами. В таком случае может быть оформлен трудовой договор в электронном варианте.
Таким образом, у вас будет меньше шансов допустить ошибку, которая может повлечь за собой неприятности с налогами или т.п.
Рассмотрим на примере российского трудового законодательства (помните, что трудовое законодательство каждого государства свое и не распространяется на другие страны). Для того, чтобы оформить сотрудника на удаленную работу, может быть заключен один договор из следующего списка:
- • Договор гражданско-правового характера (подряда или оказания услуг)
- • Обычный трудовой договор, где местом работы указан адрес работодателя и не прописано, что работа будет дистанционной
- • Особый трудовой договор — о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ)
- 2 Отслеживание активности сотрудников
Активность сотрудника напрямую влияет на результат работы и оплату его труда. Руководителю следует как минимум наблюдать, а в лучшем случае контролировать этот процесс.
Суть в том, что вам необходимо скоординировать работу каждого сотрудника в рамках соответствующего отдела и в рамках всего проекта. В этом вам могут помочь платформы для организации удаленной работы такие, как канбан-доски или менеджеры проектов (например, Trello, Asana).
Отследить активность сотрудников удаленно можно с помощью KPI. В начале работы вам необходимо составить список метрик, которые будут отслеживаться в работе каждого сотрудника, чтобы избежать в будущем таких проблем, как снижение эффективности работы отдела, уменьшение продаж и т.д.
- 3 Эффективная коммуникация и взаимодействие между сотрудниками
В удаленной работе, в отличии от работы в офисе, есть сложности с коммуникацией внутри команды. Бывает, что руководитель не может выйти на связь с одним из сотрудников из-за чего бизнес-процессы могут встать. Именно по этой причине необходимо наладить и контролировать бесперебойную работу основных каналов, через которые будет осуществляться коммуникация. Такими каналами могут быть, например, чаты в мессенджерах между владельцем проекта и руководителями отделов, а также между руководителями отделов и их подчиненными.
С одной стороны, вам не нужно быть на связи 24/7, но с другой — у тех, кто работает онлайн, часто ненормированный график, и вы можете понадобиться в любое время. В первую очередь, необходимо установить часы, когда вы можете быть на связи (т.е. так называемые рабочие часы). Например, это может быть с 9:00 до 17:00.
Что касается коммуникации внутри самой команды, то тут необходимо также учесть часовые пояса, если ваши сотрудники из разных городов или стран.
Рекомендуем создать чаты со всеми сотрудниками, с каждым отделом, со всеми руководителями отделов и т.д. К слову, задачи по организации коммуникации можно делегировать, например, HR-специалисту.
- 4. Мотивация сотрудников
Об этом часто забывают не только в удалённо организованной команде, но в любой работающей в офисе компании. Мотивация – это энергия, которая помогает работать продуктивно вне зависимости от рода деятельности и занимаемой должности.
Среди наиболее распространенных причин, которые влияют на мотивацию сотрудников можно выделить следующие:
- • Отсутствие поощрений и похвалы со стороны руководства.
- • Проблемы в коммуникации между сотрудниками. Здесь некоторые личностные проблемы могут демотивировать любого, а что говорить, если внутри команды есть конфликты
- • Недостаток внимания идеям сотрудников, чьи знания являются самыми актуальными и могут оптимизировать работу вашей компании
Далее рассмотрим 6 основных шагов для организации успешной работы удаленной команды.
Какие этапы необходимо пройти при создании удаленной команды?
- 1. Разработка стратегии
Еще в самом начале работы над вашим проектом необходимо проработать стратегию организации работы удаленной команды, потому что так вы задаете цели и задачи команды на определенный срок . Желательно детально проработать круг обязанностей каждого отдела и обязанности каждого сотрудника, так как общая цель — успешная работа проекта. Для разработки стратегии эффективной работы удаленной команды можно изучить работу команды своих конкурентов, например, или можно поискать полезную информацию на соответствующих ресурсах. Так вы приобрете их опыт и сможете избежать чужих ошибок.
- 2. Создание внутреннего свода правил
В каждой компании всегда должен быть свод правил. Это стандартная процедура ознакомления новых сотрудников с правилами, которые регулируют деятельность каждого отдела. Эти правила касаются внутреннего распорядка, обязанностей сотрудников, условий оплаты труда, что важно для бизнеса. Если вы заранее позаботились об этом, то вы гарантированно избегаете возможных конфликтов с сотрудниками.
Каждый сотрудник должен знать четко свои обязанности, которые должны быть прописаны не из-за бюрократических соображений, а скорее как инструкция, к которой можно прибегнуть в любое время. Такому своду также должны подчиняться все без исключения (и руководители также).
Вот три важных вопроса, которые помогут сформулировать правила:
- • В чем заключаются обязанности сотрудника?
- • В какие сроки сотрудник должен выполнять задачи?
- • Каким образом происходит оплата труда?
- 3. Сбор данных о потенциальных клиентах
Ваш бизнес будет успешным, если отвечает рыночному спросу. Для этого необходимо поработать над сбором данных о своей целевой аудитории. Это может быть осуществлено, например, через опросы среди своих клиентов. Хорошим инструментом может выступать, к примеру, CustDev, так как вы можете глубокого проработать интересы своей ЦА, но также ее возражения и страхи.
- 4. Решение финансовых вопросов
Чтобы не возникало проблем с выплатой денежных средств при организации работы удаленной команды необходимо продумать все моменты заранее. Возможно, что ваши сотрудники могут быть из разных стран, из-за чего у них могут быть проблемы с получение оплаты. Позаботьтесь о бесперебойной системе оплаты труда заранее! В удалённо организованной команде должна быть бухгалтерия, которая будет контролировать ваши финансовые потоки и будет отслеживать процесс выплат зарплат сотрудникам.
- 5. Поиск людей
Поиск нужных специалистов трудозатратный процесс, существует риск допустить текучку кадров. Искать нужных специалистов можно в чатах в различных социальных сетях (например, в Телеграм), на соответствующих сайтах (например HH.ru ).
Найти грамотного и ответственного специалиста на биржах сложнее, но вполне реально.
Еще один хороший вариант — знакомые или знакомые знакомых. Если вы уже знаете людей, которые разбираются в сфере вашего будущего бизнеса, то вам не придется даже волноваться за работу этих людей. Более того, те, кто имеет опыт работы в digital сфере, смогут дать вам ценные советы по оптимизации вашей удаленной команды. Помимо этого, они могут порекомендовать ваши услуги и тем самым привести к вам новых заказчиков.
Вот несколько советов по подбору специалистов:
- • проводите собеседование в несколько этапов (сначала с HR, затем с руководителем отдела)
- • можно проводить групповые собеседования, чтобы, во-первых, не тратить много времени руководителя, а во-вторых создать между кандидатами атмосферу конкуренции
- 6. Управление командой
Помните, что вы работаете с живыми людьми, поэтому не забывайте о том, что могут возникнуть непредвиденные обстоятельства. Управляя командой не забывайте о следующих моментах:
- • Дисциплина. Какой бы сплоченной и дружной ни была ваша команда, в удаленной работе должна присутствовать дисциплина. Все задачи должны выполняться в срок, а критика работы должна быть конструктивной
- • Внутренняя коммуникация. Проводите созвоны со своими сотрудниками, чтобы просто пообщаться, узнать их немного поближе. Это разрядит напряженную атмосферу работы.
- • Бонусы для сотрудников. Старайтесь продумать возможные поощрения, чтобы ваши сотрудники понимали, что они вам дороги. Простая благодарность также может поднять дух сотрудника и мотивировать его на хорошую работу
Конечно, продумать заранее все аспекты организации онлайн-команды невозможно, но вполне реально избежать ошибок, которые допускали другие компании. Изучайте опыт тех, кто прошел этот путь и добился успеха. Это поможет вам в решении всех даже самых трудных задач.
🌌 Онлайн-продажи и продвижение бизнеса в интернете требуют системных знаний в маркетинге и навыков управления digital-проектами.
Необходимо понимать и уметь применять фундаментальные и актуальные принципы digital-продвижения, работать с KPI, контентом, и разными каналами, а также контролировать бюджет, команду и подрядчиков. Это лишь часть работы топ-маркетолога.
Пройдите наш углубленный курс «Директор по digital-маркетингу» и получите необходимый опыт, знания, навыки и поддержку профессионалов.